Cómo desenredar la comunicación desordenada en el lugar de trabajoEl entorno de oficina medio actual no adolece precisamente de una falta de canales de comunicación. La caída casi constante de correos electrónicos, intercambios de Slack, mensajes de texto, videollamadas y conversaciones improvisadas en el pasillo pueden ser abrumadoras. Cambiar entre canales de comunicación no solo es estresante, sino que también puede ser increíblemente ineficiente y llevar mucho tiempo.Elegir el canal correcto para la comunicación en el lugar de trabajo puede garantizar que su equipo continúe funcionando a toda máquina. ¿Es la mejor manera de enviar el mensaje que está enviando a través de Slack, correo electrónico o jadeo en persona? Utilice estas sugerencias para desenredar las líneas de comunicación y concentrar a su equipo en la tarea en cuestión, en lugar de tratar de descifrar su mensaje.1. Utilice las herramientas tecnológicas adecuadasMuchos problemas de comunicación en el lugar de trabajo pueden resolverse implementando cuidadosamente las herramientas adecuadas. Si no desea responder las mismas preguntas una y otra vez, implemente una wiki de la empresa. Esta solución de software puede contener casi toda la información que su equipo necesitará acceder en un solo lugar. Manténgalo actualizado y será un activo invaluable. También debe considerar la implementación de software de gestión de proyectos. Cuando los empleados comparten una única plataforma, no tienen que perder el tiempo buscando en largas cadenas de correos electrónicos y mensajes directos. En cambio, la comunicación es específica del proyecto y se rastrea en el software.En casi todas las plataformas, los administradores del sistema pueden asignar roles a cualquier usuario para evitar confusiones y mejorar la productividad. Los gerentes pueden asignar detalles del proyecto y asignar tareas a roles específicos, evitando por completo los correos electrónicos. Tan pronto como se realizan los pedidos, el equipo puede ponerse a trabajar de inmediato.2. Mejore sus hábitos de reuniónLa investigación muestra que hasta el 15% del tiempo dedicado a una reunión de una hora se pierde simplemente configurando los dispositivos. De hecho, cada año se desperdician decenas de miles de millones de dólares en reuniones ineficaces. La falta de preparación, las desviaciones de la agenda y las reuniones más frecuentes de las necesarias garantizan una pérdida de tiempo y confusión para los equipos.El primer paso para eliminar este desperdicio es reconsiderar cuántas reuniones tiene. Algunos equipos prosperan con reuniones semanales o incluso diarias. La mayoría de las veces, sin embargo, es mejor, y mucho menos complicado, reemplazar las reuniones de todo el día con una comunicación eficaz. (Existe una razón por la que “Esta reunión podría haber sido un correo electrónico” es un eslogan cada vez más popular).Sea un poco reacio a programar reuniones. ¿Qué mejor forma de comunicarse? ¿Se pueden reservar reuniones para eventos especiales, capacitación o revisiones trimestrales?El siguiente paso es crear prácticas de reuniones claras y coherentes. Proporcione y apéguese a una agenda que establezca fechas límite para los temas a discutir. Verifique con unas horas de anticipación que todos los asistentes clave podrán asistir ese día. Si no es así, reprograme o cancele la reunión. 3. Desarrollar protocolos de comunicaciónSi no hay un plan para enrutar el tráfico de comunicaciones, los canales pueden saturarse rápidamente. Cualquiera que haya dejado de revisar un mensaje que no tiene absolutamente nada que ver con ellos sabe el impacto que tiene en la productividad.Los protocolos de comunicación lineal son comunes en organizaciones más grandes. Se indica a los empleados que hablen con sus gerentes, pero no se les da permiso para “saltar la línea” y hablar directamente con los miembros de la junta o el director ejecutivo. Las organizaciones planas como las nuevas empresas y las empresas familiares pueden crear protocolos de comunicación más relajados y sin complicaciones. Esto asegura que una pregunta o comentario del personal se dirija a la persona que mejor pueda responderlo en el primer intento.4. Pídale a su equipo que comparta un calendario.Otra inversión técnica a considerar es un calendario en línea para su equipo. Un calendario en línea ayuda a sus empleados a administrar mejor su propio tiempo, pero también mejora la comunicación. Si ve a un compañero de trabajo en una reunión, no llame a su teléfono celular. También sabrán que debe enviar un correo electrónico al que puedan responder más tarde en lugar de un mensaje de Slack que requiera una respuesta inmediata.Busque una solución de calendario en línea que sea fácil de compartir y que tenga enlaces de programación. Al programar enlaces, todos los miembros de su equipo pueden compartir su disponibilidad con colegas y clientes. Esto virtualmente elimina esos molestos correos electrónicos de ida y vuelta cuando se trata de coordinar horarios.Un calendario de equipo compartido también puede registrar fechas de vencimiento y entregas, y proporcionar información que de otro modo podría generar un correo electrónico o una llamada telefónica. Cualquier activo que utilice para reducir las ráfagas cortas de mensajes puede hacer maravillas para agotar sus canales de comunicación.5. Romper las barreras de comunicaciónIdentifique los problemas de comunicación en su organización. ¿Los empleados tienen miedo de hablar con usted? ¿La falta de camaradería conduce a malentendidos y frustraciones en el piso de ventas? El primer paso es descubrir y rastrear estos problemas sin moverse demasiado rápido o culpar.Promover la lealtad del equipo fuera del lugar de trabajo conduce a que se superen los límites y a que los miembros del equipo se relajen. Considere patrocinar una cena de equipo después de horas o llevar a la tripulación a jugar a los bolos. Tener una conversación más natural fuera de la oficina promueve una mejor comunicación durante la jornada laboral. Con el tiempo, los empleados también se sentirán más cómodos respondiendo sus preguntas e inquietudes con usted.Otra forma de derribar las barreras de la comunicación es realizar un seminario de formación. La introducción de un nuevo paquete de software, por ejemplo, es una buena oportunidad para realizar un taller en el que se fortalecen los protocolos de comunicación. Ofrezca ejemplos de mala comunicación junto con una contraparte eficaz, sin prestar atención a que se señale a alguien.6. Promover la transparenciaLa transparencia en el lugar de trabajo promueve la confianza, la colaboración y la responsabilidad. Cada uno de estos atributos aumenta la moral general y mejora la comunicación de manera significativa.La mejor manera de promover la transparencia en el lugar de trabajo es comenzar desde arriba. Esfuércese por estar abierto a los empleados sobre los cambios de política, las expectativas y la estabilidad empresarial. Si es necesario, busque oportunidades individuales con cada empleado, evitando la percepción de que está microgestionando.La transparencia promueve un lugar de trabajo más saludable y feliz. Sus empleados se comunican mucho mejor en un entorno en el que se sienten seguros e incluidos.7. Revisar las prácticas de contratación.Al evaluar las habilidades de comunicación como parte de sus prácticas de contratación estándar, a menudo puede cortar de raíz los problemas de comunicación futuros. Pida a todos los solicitantes que no solo califiquen la comunicación oral durante una entrevista cara a cara, sino que también realicen una breve sesión de preguntas y respuestas manuscritas en el lugar. Dependiendo del puesto, es posible que incluso necesite un examen escrito. Haga todo lo posible para seleccionar a los solicitantes para encontrar el equilibrio adecuado entre habilidades específicas y habilidades de comunicación.No espere hasta que no pueda soportarlo más para resolver los problemas de comunicación en el lugar de trabajo. Puede ser tentador pasarlos por alto como “sin prioridad” cuando el proyecto de un cliente está en camino de completarse. Si bien está bien establecer prioridades, tampoco permita que los problemas de comunicación se salgan de la mesa. Vuelven sin atender para afectar la productividad.(function(d, s, id) { var js, fjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) return; js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://connect.facebook.net/en_US/sdk.js#xfbml=1&version=v2.5”; fjs.parentNode.insertBefore(js, fjs); }(document, ‘script’, ‘facebook-jssdk’));