Por qué los eventos exitosos comienzan con las redes sociales

¿Qué tienen en común los equipos de eventos y los equipos sociales? Ambos están llamados a «Hacer su magia». Pero para ambos equipos, esa magia percibida es una acción basada en la estrategia, los datos y la experiencia del usuario.

Escuche a continuación y siga leyendo para escuchar a la gerente de eventos de Sprout, Alysha Daytner, y la gerente sénior de redes sociales, Rachael Samuels, hablar sobre cómo se asocian para producir experiencias excepcionales.

Alysha: Me encanta que estemos hablando de esto en detalle, porque nuestra asociación es muy orgánica. Aunque nuestros dos equipos pueden ser grandes contribuyentes entre bastidores, ¡están sucediendo muchas cosas! Los eventos no podrían generar experiencias sin su conocimiento.

Rachael: ¿Correcto? Su equipo nos trae desde el principio, y eso es importante para ambos lados de esta ecuación.

Alysha: Cuando creamos un evento, lo hacemos para una audiencia definida. Esto es algo que su equipo hace muy bien, por lo que siempre pedimos su opinión, pero puede ser un lugar intimidante para comenzar. ¿Cómo valida sus instintos para lo que quiere una audiencia?

Rachael: Afortunadamente, Sprout lo hace fácil. Como profesionales de las redes sociales, estamos constantemente sintonizados con nuestra audiencia … no solo desde la administración de nuestros canales día a día, sino mediante el uso de Escuchando para descubrir las conversaciones que tiene nuestra audiencia en tiempo real. Podemos profundizar en temas específicos, comprender los sentimientos y sacar a la luz cosas que podríamos pasar por alto confiando solo en el instinto.

Alysha: Así es como, por ejemplo, sabemos cuándo nuestra audiencia tiene fatiga de eventos digitales y eso nos ayuda a tomar decisiones como diseñar sesiones más cortas o eventos más cortos.

Rachael: ¡Estoy aquí para sesiones más cortas!

Alysha: Pero esto también es un impulso increíble para el desarrollo de nuestro programa. Tomamos decisiones más inteligentes y estratégicas sobre los tipos de sesiones que creamos (por ejemplo, un orador principal frente a talleres más profundos) cuando observamos las necesidades y deseos de nuestra audiencia mediante el uso de datos sociales.

Alysha: Hablemos de promoción. Contamos con diferentes canales para promover nuestras experiencias, obviamente esto incluye lo social. ¿Cómo pueden los equipos de eventos ser socios excelentes con los equipos sociales cuando se trata de generar entusiasmo antes de un evento?

Rachael: Debido a que la estrategia social tiene tantos insumos, cuanto antes tengamos información sobre un evento, mejor.

Alysha: Correcto, nunca te aflojaría una semana antes de un evento y te pediría que «hicieras tu magia».

Rachael: En nombre de todos los profesionales de las redes sociales, ¡lo agradezco! Todo, desde los detalles logísticos de un evento hasta los mensajes clave para el público objetivo, nos ayuda a tomar decisiones sobre qué canales y estrategias utilizar. Los equipos de eventos también pueden ayudar a los equipos sociales compartiendo su propia visión para la promoción, lo que nos ayuda a darnos un punto de partida. OK, me toca a mí hacer una pregunta …

Alysha:…¡Sí, por favor!

Rachael: ¿Qué pueden pedir los equipos sociales a los equipos de eventos? Sabemos que tienen mucho que hacer cuando se trata de producir un evento. ¿Cómo podemos ser socios atentos mientras navegas por todo, desde la promoción hasta los oradores, la marca … y las listas de reproducción increíbles que preparas?

Alysha: ¡Las listas de reproducción! ¡Una verdadera ventaja del trabajo! Me encanta que estés preguntando esto, por cierto. Sé que he sido culpable de confiar en su experiencia, sin saber los detalles específicos de lo que necesita. Sea real conmigo: dígame que necesita comprender la visión del evento o que necesita imágenes o citas en fechas límite específicas … y comparta el impacto de su trabajo si no se las entrego. ¡No hay magia aquí!

Rachael: Estamos haciendo de ese nuestro nuevo lema.

Alysha: Sabes que estoy dentro.

Alysha: Hablando de líneas de tiempo, los equipos de eventos (y lo digo por mí mismo) deben recordar que los equipos sociales necesitan notificación si un evento necesita cobertura en vivo.

Rachael: Cien por ciento. Nos consideramos parte del equipo de producción, por lo que llevarnos a los documentos de ejecución, los mensajes clave y qué esperar, es fundamental para la cobertura del día del evento.

Alysha: Espera, ¿quieres decir que no estás esperando con tus historias de Instagram abiertas, listo para crear contenido?

Rachael: Quiero decir … lo somos … pero como cualquier área de trabajo, cuanta más planificación y más estrategia le demos, mejor.

Alysha: Siempre digo «Odio las sorpresas que no conozco». Eso se siente relevante.

Rachael: Espera es ese nuestro nuevo lema?

Alysha: ¡Esta es esa asociación de la que estoy hablando! ¡Usted lo consigue!

Rachael: Una última cosa, que se relaciona con las sorpresas… hacer un plan de cómo nuestros equipos se comunicarán durante un evento en vivo, especialmente cuando estamos en diferentes lugares físicos, es otra forma en que podemos ser socios fuertes.

Alysha: Este es un gran punto. Si algo cambia, todo el equipo de producción, incluidas las redes sociales, necesita un mensaje claro sobre lo que cambió y cómo navegarlo. Esto podría ser cualquier cosa, desde una falla técnica (mi pesadilla) hasta cómo administrar los hilos de Twitter que despegan.

Alysha: En resumen, nuestros equipos funcionan mejor cuando trabajan juntos. Colaborar temprano, usar datos para tomar decisiones, tener claro lo que cada lado necesita para tener éxito y comunicarse nos ayuda a todos.

Rachael: ¡Ojalá pudiéramos chocar los cinco a través de la pantalla!

Alysha: Gracias por la conversación. Emocionado cuando puedo compartir más sobre el próximo evento que estamos preparando.

Rachael: Mismo. ¡Gracias!

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