Entonces, se le ha encomendado la tarea de crear una RFP para redes sociales. Estos cuestionarios sientan las bases para asociaciones exitosas de agencias o proveedores. Pero, como todos los documentos formales, crearlos puede ser estresante.
Afortunadamente, no es necesario empezar desde cero. Hay bastantes plantillas que puede usar para guiarlo a través del proceso, incluida la nuestra. Todo lo que necesita hacer es alinearse con su proyecto y objetivos. Después de eso, es simplemente cuestión de hacer algunos ajustes.
Siga leyendo para obtener un desglose de lo que hace que una RFP sea excelente. Estará examinando las propuestas en poco tiempo.
¿Qué es una RFP de redes sociales?
Una solicitud de propuesta (RFP) de redes sociales es un cuestionario formal que se utiliza para recopilar propuestas de servicios o necesidades de software. Estos documentos ayudan a los especialistas en marketing a tomar la mejor decisión posible sobre con quién asociarse.
Elegir un proveedor de software o servicio puede ser una decisión de alto riesgo. Una vez que se firma un contrato, hay poco espacio para retractarse o hacer cambios. Las RFP brindan a los especialistas en marketing la libertad de darse una vuelta, lo que les permite tomar la mejor decisión posible para su negocio.
¿Cuál es la diferencia entre una RFP de una agencia de redes sociales y una RFP de un software de redes sociales?
Hay dos tipos de RFP de redes sociales: RFP de agencia y RFP de software.
- RFP de agencias de redes sociales se utilizan para evaluar cómo una agencia podría abordar su necesidad específica. Estos cuestionarios se centran en la información centrada en un proyecto y las calificaciones del licitador.
- RFP de software de redes sociales se utilizan para evaluar si un proveedor de software puede o no satisfacer las necesidades de su organización. Estos cuestionarios se centran en las capacidades del software, el control de datos, las hojas de ruta de los productos y la información del proveedor.
Ambos documentos recopilan información estándar: perfiles de empresas, términos de acuerdos e información de pago. En su mayor parte, ahí es donde terminan las similitudes. La naturaleza técnica de las RFP de software les permite ser más sencillos. Sin embargo, las RFP de las agencias de redes sociales varían según su proyecto o necesidad comercial.
Las agencias de marketing en redes sociales suelen ofrecer una variedad de servicios. Pueden variar desde la gestión continua de las redes sociales hasta el desarrollo de estrategias únicas. Las necesidades de su negocio pueden afectar la estructura general de la RFP. Como resultado, esa estructura puede afectar la calidad de las propuestas que recibe.
¿Por qué debería utilizar una RFP de redes sociales?
Las RFP de las redes sociales pueden tomar tiempo para crearse, pero lo compensan con creces en valor. De hecho, en realidad le ahorran tiempo a largo plazo.
Una RFP detallada le permite empezar a trabajar con su proceso de selección de proveedores. Cubre todas las preguntas de fondo, lo que le permite concentrarse en elementos generales. Si aún no está convencido, aquí hay algunas razones más para usar una RFP de redes sociales:
Para delinear las necesidades específicas del proyecto.
Antes de que pueda subcontratar sus necesidades de marketing en redes sociales, debe hacer las preguntas difíciles.
¿Tu equipo comparte la misma visión y objetivos para el proyecto?
¿Está de acuerdo con los criterios de selección de agencias?
¿Ha identificado toda la información que una agencia podría necesitar para comenzar?
No asuma que todas sus partes interesadas están en la misma página. Redactar una RFP crea una oportunidad muy necesaria para hablar sobre los detalles del proyecto como equipo. Hacerse cargo de esto antes de acercarse a una agencia puede ahorrarle tiempo y dinero.
Para invitar presentaciones de agencias y proveedores
Encontrar la agencia adecuada es mucho trabajo. Las fases de investigación, divulgación e introducción pueden prolongar su tiempo de contratación por semanas.
Una RFP de redes sociales invita a los proveedores a que se acerquen a usted con presentaciones, reduciendo ese cronograma a algo más manejable. Cuando finalmente establezca un horario para reunirse, podrá sumergirse directamente en las soluciones propuestas.
Para obtener múltiples perspectivas sobre su proyecto
Cuando elige una agencia o proveedor, está eligiendo una extensión de su equipo. No contrataría a un nuevo empleado sin antes entrevistar al menos a algunos candidatos. Necesita evaluar a otros candidatos para mantener las cosas claras. Lo mismo debería ocurrir con el proceso de selección de su agencia.
Las RFP son una parte clave para mantener procesos transparentes y equitativos. También ayudan a garantizar que está tomando la mejor decisión para su proyecto específico. Al dar a varios proveedores una oportunidad justa de ofertar, accede a una variedad de puntos de vista sobre cómo abordar la tarea en cuestión.
Todo lo que tiene que hacer es elegir el que mejor se alinee con su visión.
¿Qué se incluye en una plantilla RFP de redes sociales?
Hay muchas plantillas RFP de marketing disponibles. Dicho esto, no todas las necesidades de marketing son iguales. En lugar de adaptar una plantilla para todo uso a las necesidades de su proyecto, comience con una plantilla específica para redes sociales.
Descargue la plantilla RFP de redes sociales
Esto le dará el marco para una RFP sólida. Esto es lo que necesita para convertirlo en algo grandioso:
el perfil de tu empresa
Piense en esto como la sección “Acerca de nosotros” de su RFP. No tiene que ser una cuenta detallada de la historia de su empresa. Solo tiene que darles a los contratistas una idea de lo que hace su empresa y a quién está tratando de llegar.
Equiparlos con suficiente información para hacer su propia investigación independiente. Incluya información sobre su misión, valores, perfil de cliente promedio e industria.
Descripción general de las redes sociales
Aquí es donde puede proporcionar detalles sobre su estrategia social y rendimiento. Incluya enlaces a todas las cuentas existentes, tanto activas como inactivas. Además, querrá incluir información cuantitativa y cualitativa sobre el rendimiento anterior, como:
- Cuantitativo: Conteo de seguidores, promedio de mensajes entrantes por mes, análisis relevantes
- Cualitativo: Resumen de campañas pasadas, análisis FODA por canal
Descripción y objetivos del proyecto
Esta es la sección más importante de su RFP. Los servicios de redes sociales pueden incluir muchos resultados diferentes, así que sea lo más claro posible aquí. ¿Necesita una gestión continua del perfil? compromiso de la audiencia? ¿Analítica? Cuanto más específico sea, más fácil será encontrar el proveedor adecuado.
Cuando se trata de objetivos de redes sociales, apégate a objetivos amplios. Permita que el postor vuelva a usted con objetivos SMART, brindándole suficiente flexibilidad sobre cómo le gustaría abordar el proyecto.
Hitos y plazos del proyecto
Es probable que los proveedores a los que se acerque elaboren su propio cronograma del proyecto en función de su solicitud, pero necesitarán detalles para hacerlo.
Incluya una fecha ideal de inicio del proyecto y cualquier información urgente. Por ejemplo, si su proyecto está vinculado a una iniciativa de marketing más grande que se lanzará en una fecha determinada, los proveedores necesitarán ese contexto para crear una línea de tiempo precisa.
Si está buscando servicios continuos de administración de redes sociales, revise sus flujos de trabajo actuales. ¿Dónde encajará el proceso de aprobación de contenido? ¿Qué tan rápido podrá proporcionar comentarios?
Esto también permite que los proveedores que no pueden cumplir con sus plazos se retiren del proceso para evitar que nadie pierda el tiempo.
Prueba de trabajo
La prueba de trabajo (o calificaciones del postor) brinda a los proveedores la oportunidad de presentar su caso para su negocio.
Solicite cualquier información de experiencia específica (testimonios, estudios de casos, referencias, etc.) en esta sección. Si está en una industria de nicho, es posible que desee solicitar ejemplos específicos de trabajos anteriores que se relacionen con su negocio.
Las agencias a menudo mantienen esta información en su sitio web. Aún así, incluirlo en su RFP de redes sociales puede brindarle una visión más profunda de con quién está trabajando y cómo trabajan.
Términos del acuerdo
La elección de un nuevo proveedor también es una decisión legal. El contrato final deberá ser aprobado por su equipo legal antes de que pueda firmarlo.
No hay nada peor que estar listo para iniciar un proyecto y encontrarse con un obstáculo legal frustrante. Al solicitar los términos del acuerdo por adelantado, puede comenzar a revisar la solicitud. De esa manera, puede abordar cualquier problema durante el proceso de selección.
Calendario de pago
Su cronograma de pago dependerá del alcance de su proyecto. Por ejemplo, los servicios continuos se pueden facturar por hora, pero los servicios basados en campañas se pueden facturar por hito. Por lo general, los proveedores también requerirán un depósito basado en un porcentaje para comenzar un proyecto.
Puntos de contacto
Un único punto de contacto puede hacer maravillas cuando se trata de limitar la confusión. En este apartado, indique un punto de contacto para el proceso de venta y otro para una vez firmado el contrato. Deje espacio para que el postor haga lo mismo. Cuando llegue el momento de programar una reunión, sabrá exactamente con quién se está comunicando.
Próximos pasos
Pídele al postor que describa cómo le gustaría avanzar después de que se haya revisado la propuesta. Cada agencia tendrá su propio proceso.
Para realizar un seguimiento de cómo avanza el proceso, cree un cuadro de mando de selección de proveedores que enumere todos sus criterios de RFP. Incluya columnas para cada proveedor, de modo que pueda mantener una instantánea rápida de quién satisface sus diferentes necesidades. También puede utilizar esta hoja para realizar un seguimiento de dónde se encuentra su equipo en el proceso de selección.
¿Está listo para crear su próxima RFP en las redes sociales?
La solicitud de propuesta adecuada en las redes sociales puede generar excelentes ofertas que conducen a resultados de proyectos aún mejores. Cree la suya usando esta plantilla junto con las pautas anteriores. En un abrir y cerrar de ojos, analizará perspectivas únicas para abordar sus desafíos de marketing.
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